RESUMEN VI
La Planificación como instrumento para la toma de decisiones
Decisiones donde lo central son las consecuencias
Método DELPHI
Elaborado por:
Aguilar Eleazar CI.- 12.918.074
Herrera Miguel CI.- 13.338.446
Trompetero Raiza CI.- 12.784.915
Villamizar Elizabeth CI.- 14.532.739
La Planificación como instrumento para la toma de decisiones
Decisiones donde lo central son las consecuencias
Método DELPHI
Elaborado por:
Aguilar Eleazar CI.- 12.918.074
Herrera Miguel CI.- 13.338.446
Trompetero Raiza CI.- 12.784.915
Villamizar Elizabeth CI.- 14.532.739
Verdu Magbriel
Noviembre, 2007
Introducción
En el siguiente resumen hablaremos de la importancia de la planificación a la hora de tomar una decisión, las consecuencias de la mismas, y como predecir las posibles consecuencias e visualizar los futuros escenarios con la herramienta Delphi. La importancia de la planificación radica como una forma de abordar problemas específicos, descomponerlos en partes manejables y encontrarles solución. Y otra, menos visible, tomándola como vehiculo que permite traducir conocimientos en acción, paso que frecuentemente no se maneja inmediatamente después de haber obtenido esos conocimientos, sino luego de un proceso más o menos largo de ensayo y error. La planificación como solucionadora de problemas y como vehiculo para operativizar conocimientos, puede llegar a convertirse en una actitud mental para el uso cotidiano, en todos los aspectos personales o profesionales de cualquiera.
Desde siempre el hombre ha tratado de conocer el futuro. Hoy tratamos de estudiarle. El progreso científico-tecnológico ha permitido un creciente grado de control sobre el medio lo cual nos permite adaptarnos o modificar las diferentes alternativas que se nos presentan, de tal manera que podemos ejercer un mayor control -no total- sobre el futuro. El Método DELPHI aplica técnicas de pronósticos que reducen la incertidumbre sobre el futuro, permitiendo estructurar planes y acciones congruentes con los objetivos de la empresa.
Hablando ahora de la toma de decisiones es una tarea diaria. Es muy importante saber decidir, ya que las decisiones que tomemos en cada momento pueden tener repercusiones o consecuencias posteriores. Para ello es necesario conocerse a uno mismo, saber cuál es nuestra escala de valores, cuales son nuestras limitaciones, cualidades, aptitudes, y cuáles son nuestros objetivos y metas en la vida.
La planificación como instrumento para la toma de decisiones:
(Castellano, 1998) “… un método bajo la forma de proceso, para la toma de decisiones entorno al mantenimiento de una realidad dada o a su transformación en otra más deseable, mediante la distribución de recursos entre fines múltiples, cumpliendo los siguientes requisitos: la minimización de costos, la maximación de beneficios y el mantenimiento de equilibrios dinámicos entre las fuerzas sociales que poseen los recursos, desean poseerlos o se ven afectados por el uso que de ellos se haga”.
La Planificación en la toma de decisión logra definir situaciones en el futuro ya que ofrece grandes ventajas al momento de la toma de decisiones y también genera la presión sobre la rentabilidad a corto plazo. Esta genera inconsistencia en las inversiones e incrementa la incertidumbre. Son excluyentes, excepto en el punto donde en el proceso de planificación se diseñan planes de contingencia para tomar en cuenta las eventualidades de la coyuntura.
Por otra parte, las actividades industriales son, por naturaleza, de largo plazo. El establecimiento de una industria, el desarrollo de un nuevo producto, o las modificaciones y mejoras a productos existentes, son actividades que toman mucho tiempo. Además, si consideramos los tiempos para medir, primero el gusto de los consumidores y, segundo el impacto de estos productos en el mercado, los tiempos son aún más largos.
La planificación es el único instrumento que puede orientar el proceso de toma de decisiones. Se necesitan definir en forma precisa los elementos que orienten el proceso: ámbito de negocios y sus aspectos críticos; objetivos y estrategias. Estos elementos nos permitirán establecer proyectos estratégicos distribuidos en el tiempo, que nos permita definir un plan de inversión realista en el tiempo, asociado a resultados reales.
Análisis de los participantes:
La Planificación en la toma de decisiones es un factor importante ya que permite analizar en un tiempo considerable de acuerdo al problema, estudiar y elegir las alternativas correctas a la hora de tomar una decisión, sin el temor de que la misma no sea la correcta.
Es indispensable identificar el propósito ya que es indispensable a la hora de tener éxito, hay que tener cuenta de conocer la misión de la organización, ya que mayormente no nos preguntamos por ejemplo cual es la misión de mi empresa? O lo que trabajamos en determinada empresa, sabemos cuales son los objetivos y a donde queremos llegar?
Determinar las metas debe ser de la manera mas sencilla y explicita a la hora de tomar una decisión , por ejemplo si la directiva a la hora de invertir tienen la decisión de invertir o no invertir, si la inversión significa un éxito o una oportunidad para abrir nuevos negocios.
Para definir la misión es imprescindible compartir la noción básica de cliente e identificar al grupo de individuos que constituyen esa forma abstracta denominada mercado, teniendo en cuenta la diversidad de gustos y preferencias e identificar hacia cuáles grupos están dirigidos los productos; el segmento de mercado para el cual trabajamos.
Por último podíamos decir cómo lograr el objetivo es la definición de la estrategia básica de la empresa. Si sabemos que somos y donde queremos llegar, debemos despejar la incógnita de cómo debemos hacerlo. Para ello se pueden presentar varias alternativas distintas que permiten al momento de la toma de decisiones una evaluación selectiva de la opción o el conjunto de opciones que represente el mayor beneficio.
Decisiones donde lo central son las consecuencias
El proceso de toma de decisiones es encontrar una conducta adecuada para una situación en la que hay una serie de sucesos inciertos. La elección de la situación ya es un elemento que puede entrar en el proceso. Hay que elegir los elementos o alternativas que son relevantes e ignorar los que no lo son y analizar las relaciones entre ellos. Una vez determinada cual es la situación, para tomar decisiones es necesario elaborar acciones alternativas, imaginarlas en una situación final y evaluar los resultados teniendo en cuenta las la incertidumbre de cada resultado y su valor. Así se obtiene una imagen de las consecuencias que tendría cada una de las acciones alternativas que se han definido. De acuerdo con las consecuencias se asocia a la situación la conducta más idónea eligiéndola como curso de acción.
Vale la pena resaltar en la toma de decisiones o resolución de problemas se aplica un modelo que conlleva a varias fases que son:
Realizar un modelo de la situación actual o una definición del problema.
En esta fase se incluye la definición de los objetivos que el individuo quiere alcanzar (Nezu, 2004). Cuando se va a resolver un problema es necesario analizarlo y dilucidar cuales son los procesos y aspectos relevantes que están influyendo en la aparición y mantenimiento del problema o qué hace amenazante la situación.
Generar conductas alternativas posibles.
En fase se trata de imaginar las alternativas posibles. La crítica y autocrítica juegan un papel que compromete de forma importante la efectividad de este paso. Se hace siguiendo las reglas del brainstorming, en el que no se realizan críticas ni evaluaciones de las ideas propuestas; cualquier propuesta es aprovechada, completada o variada para generar nuevas soluciones.
Extraer las consecuencias de cada resultado.
Aquí se valora la situación generada de acuerdo con los objetivos que se pretenden alcanzar. Para ello se valoran la probabilidad de que un resultado, es decir, su incertidumbre; junto con los beneficios o perjuicios que pueden conllevar que ocurra, es decir, las consecuencias de cada resultado.
Elegir la acción que se va a llevar a cabo
Cuando se pretende producir el resultado que se busca. Una consecuencia inmediata de la evaluación de los resultados es la elección de la conducta más adecuada para resolver el problema. Pero a veces se llega sin duda a cual debe ser la actuación, como fruto de la valoración de las consecuencias; pero, una vez identificada, puede haber problemas para llevarla a la práctica.
Controlar el proceso cuando se lleva a cabo la acción.
Cuando realizamos una acción entramos en el proceso de control de lo que hacemos, en lo que vamos supervisando si el resultado actual va en el camino que esperamos o no. Si no marcha en dirección al objetivo, generamos nuevos caminos o cambiamos los planes en un proceso de toma de decisiones parecido.
Evaluar los resultados obtenidos.
Es el momento de repasar lo que se ha realizado con objeto de aprender para una futura toma de decisión. Una revisión rápida del proceso que se ha llevado nos ayuda para mejorar nuestra toma de decisiones. La evaluación se ha de hacer basándose en los hechos acontecidos y en los resultados reales y medibles obtenidos.
Análisis de los participantes:
La toma de decisiones consiste en encontrar una solución o respuesta adecuada para resolver una situación problemática, en la que, además, hay una serie de sucesos inciertos. Una vez que se ha detectado una amenaza, real, imaginaria, probable o no, y se ha decidido hacer un plan para enfrentarse a ella, hay que analizar la situación: hay que determinar los elementos que son relevantes y obviar los que no lo son y analizar las relaciones entre ellos y la forma que tenemos de influir en ellos. Este paso puede dar lugar a problemas, cuando se tienen en cuenta aspectos irrelevantes y se ignoran elementos fundamentales del problema. Ya una vez determinada cual es la situación problemática y analizada en profundidad, para tomar decisiones, es necesario elaborar modelos de acciones alternativas, predecir para imaginar el resultado final y evaluar este teniendo en cuenta la incertidumbre de cada suceso que lo compone y el valor que subjetivamente se le asigna ya sea consciente o automáticamente. Así se obtiene una idea de las consecuencias que tendría cada una de las acciones alternativas que se han definido y que puede servir para elegir la conducta más idónea como el curso de acción que va a solucionar la amenaza.
Método Delphi
Linstone y Turoff (1975) dice: "El Delphi puede ser caracterizado como un método para estructurar el proceso de comunicación grupal, de modo que ésta sea efectiva para permitir a un grupo del individuos, como un todo, tratar con problemas complejos".
Este método permite estructurar un proceso comunicacional. Sin embargo, existen pocas áreas del quehacer humano que no son candidatos para la aplicación del Delphi. Aunque algunos autores definen al método Delphi como un método de proyección, dado su uso significativo en esa área, existe una sorprendente variedad de otras áreas de aplicación.
Entre las áreas desarrolladas tenemos:
· Examen de la significación de eventos históricos.
· Evaluación de posibles asignaciones de presupuesto.
· Exploración de las opciones de planeación regionales y urbanas.
· Delineación de las ventajas y desventajas asociados con opciones potenciales de política.
· Desarrollo de relaciones causases en fenómenos complejos, tanto económicos corno sociales.
· Exposición de prioridades de valores personales y nietas sociales
Sahal y Yee (1975). sostienen que la base de la metodología Delphi surge del reconocimiento de la superioridad del juicio de grupo sobre el juicio individual. Corno resultado de esto se puede observar el crecimiento del conocimiento.
El nombre Delphi proviene de la Antigua Grecia. Delphos fue la localidad donde estuvo el más famoso santuario panhelénico, centrado en el oráculo de Apolo, donde según la leyenda, el oráculo de Apolo manifestaba la voluntad de Zeus a través de una sacerdotisa, cuyas ambiguas palabras interpretaban los sacerdotes. Este oráculo alcanzó prestigio en los siglos V, VI y VII antes de J.C.
El primer estudio DELPHI se realizo por los años 50, siendo aplicado en las fuerzas aéreas americanas, el objetivo de este estudio es obtener un consenso posible en la opinión de un grupo de expertos a través de un cuestionario a la cual se le intercambiaba una retroalimentación controlada.
El estudio DELPHI trata varios métodos conceptuales que son:
A. Interés por el Estudio del Futuro: la preocupación fundamental del hombre por el futuro, es no sólo por la incertidumbre del logro de sus objetivos, sino también por los objetivos mismos. De esta manera, el presente afecta al futuro del mismo modo como el futuro afectan al presente. Pues, las decisiones que se tornan hoy frente a los objetivos perseguidos afectan tanto el accionar presente como el logro del futuro deseado.
B. Comunicación Grupal: consiste en reunir un número de personas con ciertas características, para que emitan juicios sobre un determinado tema. Estas personas pueden ser expertos en el tema, afectados y/o interesados, de modo tal. que por su nivel de información y grado de conocimiento puedan aportar ideas y puntos de vistas diferentes al problema en cuestión.
C. Conciencia Colectiva : el producto que se obtiene con el Método Delphi es distinto del juicio individual y de su simple agregación, ya que más bien es el resultado de una visión colectiva, que surge de la forma en que se ha estructurado la comunicación grupal.
D. Fundamentos Teóricos de la Técnica en Particular : Aquellos que desean utilizar el Método Delphi, usualmente reconocen la necesidad de estructurar el proceso de comunicación grupal en orden de obtener resultados útiles para sus objetivos. Detrás de éste intento se hace la pregunta ¿es posible, una comunicación estructurada, crear algún tipo de inteligencia colectiva humana, en el sentido de incluir actitudes y sentimientos que son parte del proceso humano de motivación y acción? La respuesta aún no está dada en forma definitiva, pero si hay indicios que demuestran que el juicio colectivo es distinto al individual y muchas veces más preciso.
Análisis de los participantes:
La técnica Delphi se ha convertido en una herramienta fundamental en el área de las proyecciones tecnológicas, incluso en el área de la Administración clásica y operaciones de investigación. Existe una creciente necesidad de incorporar información subjetiva (por ejemplo análisis de riesgo) directamente en la evaluación de los modelos que tratan con problemas complejos que enfrente la sociedad, tales como, medio ambiente, salud, transporte, comunicaciones, economía, sociología, educación y otros.
El Metodo DELPHI aplica técnicas de pronósticos que disminuyen la incertidumbre sobre el futuro, permitiendo estructurar planes y acciones congruentes con los objetivos de la organización y a la vez permite también tomar acciones correctivas apropiadas y a tiempo cuando ocurren situaciones fuera de lo pronosticado.
APORTE
Formulación de escenarios corporativos
La formulación de Escenarios es una de las técnicas utilizadas para prever varias situaciones futuras posibles bajo condiciones de alta incertidumbre. Los escenarios siempre son más de uno, dado que no podemos predecir el futuro bajo alta incertidumbre, de lo contrario, es decir, bajo condiciones predecibles, se utiliza la técnica de proyección cuantitativa y no se habla de varios futuros posibles, sino de uno sólo.
Por José Antonio Gil Yepes
La formulación de Escenarios es una de las técnicas utilizadas para prever varias situaciones futuras posibles bajo condiciones de alta incertidumbre.
Otras técnicas que también son usadas para este mismo propósito son el juego de roles y la consulta a expertos, destacándose dentro de esta última técnica la modalidad conocida como método Delphi.
Los escenarios siempre son más de uno, dado que no podemos predecir el futuro bajo alta incertidumbre.
De lo contrario, es decir, bajo condiciones predecibles, se utiliza la técnica de proyección cuantitativa y no se habla de varios futuros posibles, sino de uno sólo.
Los escenarios son comúnmente aplicados a nivel de naciones o regiones, al ámbito de un sector de determinada actividad o de una organización.
Comúnmente, dichas organizaciones son empresas y de ahí la expresión “escenarios corporativos”, pero pueden beneficiarse también de esta técnica otras organizaciones tales como iglesias, partidos, sindicatos, ONG´s, etc. siendo válida dicha aplicación inclusive a nivel de grupos pequeños, familias e individuos.
Beneficios
Entre los beneficios que se desprenden de la formulación de escenarios, se destacan:
La elaboración de respuestas corporativas asertivas y coherentes ante las incertidumbres que presenta el entorno.
Este ejercicio logra evitar la paralización de las decisiones gerenciales que tiende a producirse bajo climas de incertidumbre y alto riesgo.
Superar las barreras que imponen sobre las decisiones gerenciales el predominio de supuestos tales como “esto es lo que va a pasar” o algo tan riesgoso como lo anterior: “esto es imposible que pase”.
El proceso de formulación de escenarios siempre se cumple dentro de un marco de amplia consulta y participación de los involucrados, por lo que la discusión conjunta de análisis y síntesis que caracteriza este proceso tiende a desarrollar cohesión de grupo entre los ejecutivos de la organización en su interpretación del mismo y en cuanto a las estrategias de respuesta que se desprenden de cada escenario.
El Taller de Formulación de Escenarios
Los escenarios se formulan a través de un amplio proceso de consulta, generalmente en grupo (“taller”) o individual.
Los talleres o consultas conducentes a la formulación de escenarios se cumplen, típicamente, en cuatro etapas:
§ En una Primera Etapa, y bajo la orientación de un facilitador experto, los ejecutivos de la empresa identifican y ordenan los factores del entorno de la organización en una matriz que los ubica según su nivel de impacto y de incertidumbre.
§ En una Segunda Etapa, los participantes formulan los escenarios con base en los factores que resultaron ser los de más alta incertidumbre y alto impacto, llamándose estos factores los “indeterminados”; lo cual equivale a decir “impredecibles” o que no se conoce cómo se van a comportar en el período de tiempo futuro para el cual se formulan los escenarios. Por ejemplo, los precios del petróleo generalmente pueden oscilar entre valores muy altos y muy bajos en muy poco tiempo. Si esa fuese la única fuente de incertidumbre, se podrían formular dos escenarios: “Petróleo Alto” y “Petróleo Bajo” o, para denominarlos de manera más descriptiva, podrían denominarse “Bonanza” y “Estrechez”. Por otra parte, los factores que tienen alto impacto pero baja incertidumbre se denominan “predeterminados” e intervienen en la formulación de todos los escenarios con el mismo valor. Por ejemplo, eso sucede con factores como la presión social producto de la alta proporción de pobres que existe en los países latinoamericanos.
Cada escenario es descrito a través de lo que se denomina un “guión”, el cual lleva a formular estrategias de respuesta a cada escenario por parte de la organización que los formula. Dichas estrategias pueden clarificarse en estrategias “duras”, esto es, aquellas aplicables a cualquiera de los escenarios, y estrategias “blandas”, aplicables sólo a algunos escenarios.
§ En la Tercera Etapa se validan los escenarios diseñados y las estrategias mediante presentaciones a la Junta Directiva, Asesores y Ejecutivos de la organización.
En esta fase final de consulta, se analizan los escenarios formulados en los siguientes aspectos:
§ Credibilidad o convencimiento de los altos ejecutivos de que uno o más escenarios representan un futuro posible para ellos. De lo contrario, si dichos ejecutivos no creen en ninguno de dichos escenarios, se corre el riesgo de que sean ignorados. Los ajustes a los escenarios originales se realizan generalmente respondiendo a la preguntas que presentan dichos altos ejecutivos y que usualmente vienen formuladas bajo el conocido “what if?” o “¿qué pasa si…?”
§ Impactos de los escenarios sobre el reto, decisión a tomar o problemas a resolver por parte de la organización. Esto equivale a definir las Oportunidades y Amenazas de los escenarios sobre los intereses de la organización.
§ Estrategias a seguir en cada escenario: comunes y específicas a cada escenario.
§ Se escogen las variables o “indicadores del camino” de cada escenario. El seguimiento a estas posibles variables permite identificar hacia qué escenario marcha el entorno y la organización, y las implicaciones que esto tiene sobre sus decisiones y estrategias.
Pruébelos, formule sus propios escenarios corporativos y verá como todo su equipo gerencial responde más rápida y eficientemente ante las oportunidades y amenazas del entorno, es más, aprenden a preverlas y a evitar conflictos sobre la interpretación de lo que está pasando a su alrededor.
ANALISIS DE LOS PARTICIPANTES:
según el articulo anterior, a la hora de tomar una decisión es muy importante visualizar los posibles escenarios a la hora de tomar una decisión, ya que siempre existe un grado de incertidumbre por que no se maneja la información completa.
unos de los métodos que se aplica con el mismo objetivo son el juego de roles y la consulta a expertos, destacándose dentro de esta última técnica la modalidad conocida como método Delphi.
Los posibles escenarios siempre son mas de uno, bajo que no se puede predecir el futuro con tanta incertidumbre.
Entre los beneficios que proporciona la formulación de escenarios, se destacan:
La elaboración de respuestas corporativas asertivas y coherentes ante las incertidumbres que presenta el entorno. Esto logra evitar la paralización de las decisiones gerenciales que tiende a producirse bajo climas de incertidumbre y alto riesgo.
El proceso de formulación de escenarios siempre se realiza dentro de un marco de amplia consulta y participación de los involucrados, por lo que la discusión conjunta de análisis y síntesis que caracteriza este proceso tiende a desarrollar cohesión de grupo entre los ejecutivos de la organización en su interpretación del mismo y en cuanto a las estrategias de respuesta que se desprenden de cada escenario.
Conclusión
En virtud de lo antes expuesto se puede afirmar que la planificación como herramienta de tomas de decisiones es muy importante ya que reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito, Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas, reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades y las decisiones se basa en hechos y no en emociones.
Con referente al método Delphi, este método es apropiado para el estudio de temas en los cuales la información, tanto del pasado como del futuro no se encuentra disponible en forma sistemática y refinada; cuando esto ocurre, el método Delphi permite obtener dicha información y hacer uso de ella en forma más rápida y eficiente que los métodos tradicionales.
Y para finalizar la responsabilidad es fundamental a la hora de tomar cualquier decisión. Las personas responsables tienen confianza en sí mismas, defienden sus opiniones, aceptan sus limitaciones, atienden positivamente las críticas y son capaces de aceptar las consecuencias de sus actos.
Bibliografía:
Elementos de Administración
Harold Koontz – Heinz Weihrich
5ta Edición.
http://www.geocities.com.
http://www.revistaespacios.com/a91v12n03/91120320.html
http://www.degerencia.com
Noviembre, 2007
Introducción
En el siguiente resumen hablaremos de la importancia de la planificación a la hora de tomar una decisión, las consecuencias de la mismas, y como predecir las posibles consecuencias e visualizar los futuros escenarios con la herramienta Delphi. La importancia de la planificación radica como una forma de abordar problemas específicos, descomponerlos en partes manejables y encontrarles solución. Y otra, menos visible, tomándola como vehiculo que permite traducir conocimientos en acción, paso que frecuentemente no se maneja inmediatamente después de haber obtenido esos conocimientos, sino luego de un proceso más o menos largo de ensayo y error. La planificación como solucionadora de problemas y como vehiculo para operativizar conocimientos, puede llegar a convertirse en una actitud mental para el uso cotidiano, en todos los aspectos personales o profesionales de cualquiera.
Desde siempre el hombre ha tratado de conocer el futuro. Hoy tratamos de estudiarle. El progreso científico-tecnológico ha permitido un creciente grado de control sobre el medio lo cual nos permite adaptarnos o modificar las diferentes alternativas que se nos presentan, de tal manera que podemos ejercer un mayor control -no total- sobre el futuro. El Método DELPHI aplica técnicas de pronósticos que reducen la incertidumbre sobre el futuro, permitiendo estructurar planes y acciones congruentes con los objetivos de la empresa.
Hablando ahora de la toma de decisiones es una tarea diaria. Es muy importante saber decidir, ya que las decisiones que tomemos en cada momento pueden tener repercusiones o consecuencias posteriores. Para ello es necesario conocerse a uno mismo, saber cuál es nuestra escala de valores, cuales son nuestras limitaciones, cualidades, aptitudes, y cuáles son nuestros objetivos y metas en la vida.
La planificación como instrumento para la toma de decisiones:
(Castellano, 1998) “… un método bajo la forma de proceso, para la toma de decisiones entorno al mantenimiento de una realidad dada o a su transformación en otra más deseable, mediante la distribución de recursos entre fines múltiples, cumpliendo los siguientes requisitos: la minimización de costos, la maximación de beneficios y el mantenimiento de equilibrios dinámicos entre las fuerzas sociales que poseen los recursos, desean poseerlos o se ven afectados por el uso que de ellos se haga”.
La Planificación en la toma de decisión logra definir situaciones en el futuro ya que ofrece grandes ventajas al momento de la toma de decisiones y también genera la presión sobre la rentabilidad a corto plazo. Esta genera inconsistencia en las inversiones e incrementa la incertidumbre. Son excluyentes, excepto en el punto donde en el proceso de planificación se diseñan planes de contingencia para tomar en cuenta las eventualidades de la coyuntura.
Por otra parte, las actividades industriales son, por naturaleza, de largo plazo. El establecimiento de una industria, el desarrollo de un nuevo producto, o las modificaciones y mejoras a productos existentes, son actividades que toman mucho tiempo. Además, si consideramos los tiempos para medir, primero el gusto de los consumidores y, segundo el impacto de estos productos en el mercado, los tiempos son aún más largos.
La planificación es el único instrumento que puede orientar el proceso de toma de decisiones. Se necesitan definir en forma precisa los elementos que orienten el proceso: ámbito de negocios y sus aspectos críticos; objetivos y estrategias. Estos elementos nos permitirán establecer proyectos estratégicos distribuidos en el tiempo, que nos permita definir un plan de inversión realista en el tiempo, asociado a resultados reales.
Análisis de los participantes:
La Planificación en la toma de decisiones es un factor importante ya que permite analizar en un tiempo considerable de acuerdo al problema, estudiar y elegir las alternativas correctas a la hora de tomar una decisión, sin el temor de que la misma no sea la correcta.
Es indispensable identificar el propósito ya que es indispensable a la hora de tener éxito, hay que tener cuenta de conocer la misión de la organización, ya que mayormente no nos preguntamos por ejemplo cual es la misión de mi empresa? O lo que trabajamos en determinada empresa, sabemos cuales son los objetivos y a donde queremos llegar?
Determinar las metas debe ser de la manera mas sencilla y explicita a la hora de tomar una decisión , por ejemplo si la directiva a la hora de invertir tienen la decisión de invertir o no invertir, si la inversión significa un éxito o una oportunidad para abrir nuevos negocios.
Para definir la misión es imprescindible compartir la noción básica de cliente e identificar al grupo de individuos que constituyen esa forma abstracta denominada mercado, teniendo en cuenta la diversidad de gustos y preferencias e identificar hacia cuáles grupos están dirigidos los productos; el segmento de mercado para el cual trabajamos.
Por último podíamos decir cómo lograr el objetivo es la definición de la estrategia básica de la empresa. Si sabemos que somos y donde queremos llegar, debemos despejar la incógnita de cómo debemos hacerlo. Para ello se pueden presentar varias alternativas distintas que permiten al momento de la toma de decisiones una evaluación selectiva de la opción o el conjunto de opciones que represente el mayor beneficio.
Decisiones donde lo central son las consecuencias
El proceso de toma de decisiones es encontrar una conducta adecuada para una situación en la que hay una serie de sucesos inciertos. La elección de la situación ya es un elemento que puede entrar en el proceso. Hay que elegir los elementos o alternativas que son relevantes e ignorar los que no lo son y analizar las relaciones entre ellos. Una vez determinada cual es la situación, para tomar decisiones es necesario elaborar acciones alternativas, imaginarlas en una situación final y evaluar los resultados teniendo en cuenta las la incertidumbre de cada resultado y su valor. Así se obtiene una imagen de las consecuencias que tendría cada una de las acciones alternativas que se han definido. De acuerdo con las consecuencias se asocia a la situación la conducta más idónea eligiéndola como curso de acción.
Vale la pena resaltar en la toma de decisiones o resolución de problemas se aplica un modelo que conlleva a varias fases que son:
Realizar un modelo de la situación actual o una definición del problema.
En esta fase se incluye la definición de los objetivos que el individuo quiere alcanzar (Nezu, 2004). Cuando se va a resolver un problema es necesario analizarlo y dilucidar cuales son los procesos y aspectos relevantes que están influyendo en la aparición y mantenimiento del problema o qué hace amenazante la situación.
Generar conductas alternativas posibles.
En fase se trata de imaginar las alternativas posibles. La crítica y autocrítica juegan un papel que compromete de forma importante la efectividad de este paso. Se hace siguiendo las reglas del brainstorming, en el que no se realizan críticas ni evaluaciones de las ideas propuestas; cualquier propuesta es aprovechada, completada o variada para generar nuevas soluciones.
Extraer las consecuencias de cada resultado.
Aquí se valora la situación generada de acuerdo con los objetivos que se pretenden alcanzar. Para ello se valoran la probabilidad de que un resultado, es decir, su incertidumbre; junto con los beneficios o perjuicios que pueden conllevar que ocurra, es decir, las consecuencias de cada resultado.
Elegir la acción que se va a llevar a cabo
Cuando se pretende producir el resultado que se busca. Una consecuencia inmediata de la evaluación de los resultados es la elección de la conducta más adecuada para resolver el problema. Pero a veces se llega sin duda a cual debe ser la actuación, como fruto de la valoración de las consecuencias; pero, una vez identificada, puede haber problemas para llevarla a la práctica.
Controlar el proceso cuando se lleva a cabo la acción.
Cuando realizamos una acción entramos en el proceso de control de lo que hacemos, en lo que vamos supervisando si el resultado actual va en el camino que esperamos o no. Si no marcha en dirección al objetivo, generamos nuevos caminos o cambiamos los planes en un proceso de toma de decisiones parecido.
Evaluar los resultados obtenidos.
Es el momento de repasar lo que se ha realizado con objeto de aprender para una futura toma de decisión. Una revisión rápida del proceso que se ha llevado nos ayuda para mejorar nuestra toma de decisiones. La evaluación se ha de hacer basándose en los hechos acontecidos y en los resultados reales y medibles obtenidos.
Análisis de los participantes:
La toma de decisiones consiste en encontrar una solución o respuesta adecuada para resolver una situación problemática, en la que, además, hay una serie de sucesos inciertos. Una vez que se ha detectado una amenaza, real, imaginaria, probable o no, y se ha decidido hacer un plan para enfrentarse a ella, hay que analizar la situación: hay que determinar los elementos que son relevantes y obviar los que no lo son y analizar las relaciones entre ellos y la forma que tenemos de influir en ellos. Este paso puede dar lugar a problemas, cuando se tienen en cuenta aspectos irrelevantes y se ignoran elementos fundamentales del problema. Ya una vez determinada cual es la situación problemática y analizada en profundidad, para tomar decisiones, es necesario elaborar modelos de acciones alternativas, predecir para imaginar el resultado final y evaluar este teniendo en cuenta la incertidumbre de cada suceso que lo compone y el valor que subjetivamente se le asigna ya sea consciente o automáticamente. Así se obtiene una idea de las consecuencias que tendría cada una de las acciones alternativas que se han definido y que puede servir para elegir la conducta más idónea como el curso de acción que va a solucionar la amenaza.
Método Delphi
Linstone y Turoff (1975) dice: "El Delphi puede ser caracterizado como un método para estructurar el proceso de comunicación grupal, de modo que ésta sea efectiva para permitir a un grupo del individuos, como un todo, tratar con problemas complejos".
Este método permite estructurar un proceso comunicacional. Sin embargo, existen pocas áreas del quehacer humano que no son candidatos para la aplicación del Delphi. Aunque algunos autores definen al método Delphi como un método de proyección, dado su uso significativo en esa área, existe una sorprendente variedad de otras áreas de aplicación.
Entre las áreas desarrolladas tenemos:
· Examen de la significación de eventos históricos.
· Evaluación de posibles asignaciones de presupuesto.
· Exploración de las opciones de planeación regionales y urbanas.
· Delineación de las ventajas y desventajas asociados con opciones potenciales de política.
· Desarrollo de relaciones causases en fenómenos complejos, tanto económicos corno sociales.
· Exposición de prioridades de valores personales y nietas sociales
Sahal y Yee (1975). sostienen que la base de la metodología Delphi surge del reconocimiento de la superioridad del juicio de grupo sobre el juicio individual. Corno resultado de esto se puede observar el crecimiento del conocimiento.
El nombre Delphi proviene de la Antigua Grecia. Delphos fue la localidad donde estuvo el más famoso santuario panhelénico, centrado en el oráculo de Apolo, donde según la leyenda, el oráculo de Apolo manifestaba la voluntad de Zeus a través de una sacerdotisa, cuyas ambiguas palabras interpretaban los sacerdotes. Este oráculo alcanzó prestigio en los siglos V, VI y VII antes de J.C.
El primer estudio DELPHI se realizo por los años 50, siendo aplicado en las fuerzas aéreas americanas, el objetivo de este estudio es obtener un consenso posible en la opinión de un grupo de expertos a través de un cuestionario a la cual se le intercambiaba una retroalimentación controlada.
El estudio DELPHI trata varios métodos conceptuales que son:
A. Interés por el Estudio del Futuro: la preocupación fundamental del hombre por el futuro, es no sólo por la incertidumbre del logro de sus objetivos, sino también por los objetivos mismos. De esta manera, el presente afecta al futuro del mismo modo como el futuro afectan al presente. Pues, las decisiones que se tornan hoy frente a los objetivos perseguidos afectan tanto el accionar presente como el logro del futuro deseado.
B. Comunicación Grupal: consiste en reunir un número de personas con ciertas características, para que emitan juicios sobre un determinado tema. Estas personas pueden ser expertos en el tema, afectados y/o interesados, de modo tal. que por su nivel de información y grado de conocimiento puedan aportar ideas y puntos de vistas diferentes al problema en cuestión.
C. Conciencia Colectiva : el producto que se obtiene con el Método Delphi es distinto del juicio individual y de su simple agregación, ya que más bien es el resultado de una visión colectiva, que surge de la forma en que se ha estructurado la comunicación grupal.
D. Fundamentos Teóricos de la Técnica en Particular : Aquellos que desean utilizar el Método Delphi, usualmente reconocen la necesidad de estructurar el proceso de comunicación grupal en orden de obtener resultados útiles para sus objetivos. Detrás de éste intento se hace la pregunta ¿es posible, una comunicación estructurada, crear algún tipo de inteligencia colectiva humana, en el sentido de incluir actitudes y sentimientos que son parte del proceso humano de motivación y acción? La respuesta aún no está dada en forma definitiva, pero si hay indicios que demuestran que el juicio colectivo es distinto al individual y muchas veces más preciso.
Análisis de los participantes:
La técnica Delphi se ha convertido en una herramienta fundamental en el área de las proyecciones tecnológicas, incluso en el área de la Administración clásica y operaciones de investigación. Existe una creciente necesidad de incorporar información subjetiva (por ejemplo análisis de riesgo) directamente en la evaluación de los modelos que tratan con problemas complejos que enfrente la sociedad, tales como, medio ambiente, salud, transporte, comunicaciones, economía, sociología, educación y otros.
El Metodo DELPHI aplica técnicas de pronósticos que disminuyen la incertidumbre sobre el futuro, permitiendo estructurar planes y acciones congruentes con los objetivos de la organización y a la vez permite también tomar acciones correctivas apropiadas y a tiempo cuando ocurren situaciones fuera de lo pronosticado.
APORTE
Formulación de escenarios corporativos
La formulación de Escenarios es una de las técnicas utilizadas para prever varias situaciones futuras posibles bajo condiciones de alta incertidumbre. Los escenarios siempre son más de uno, dado que no podemos predecir el futuro bajo alta incertidumbre, de lo contrario, es decir, bajo condiciones predecibles, se utiliza la técnica de proyección cuantitativa y no se habla de varios futuros posibles, sino de uno sólo.
Por José Antonio Gil Yepes
La formulación de Escenarios es una de las técnicas utilizadas para prever varias situaciones futuras posibles bajo condiciones de alta incertidumbre.
Otras técnicas que también son usadas para este mismo propósito son el juego de roles y la consulta a expertos, destacándose dentro de esta última técnica la modalidad conocida como método Delphi.
Los escenarios siempre son más de uno, dado que no podemos predecir el futuro bajo alta incertidumbre.
De lo contrario, es decir, bajo condiciones predecibles, se utiliza la técnica de proyección cuantitativa y no se habla de varios futuros posibles, sino de uno sólo.
Los escenarios son comúnmente aplicados a nivel de naciones o regiones, al ámbito de un sector de determinada actividad o de una organización.
Comúnmente, dichas organizaciones son empresas y de ahí la expresión “escenarios corporativos”, pero pueden beneficiarse también de esta técnica otras organizaciones tales como iglesias, partidos, sindicatos, ONG´s, etc. siendo válida dicha aplicación inclusive a nivel de grupos pequeños, familias e individuos.
Beneficios
Entre los beneficios que se desprenden de la formulación de escenarios, se destacan:
La elaboración de respuestas corporativas asertivas y coherentes ante las incertidumbres que presenta el entorno.
Este ejercicio logra evitar la paralización de las decisiones gerenciales que tiende a producirse bajo climas de incertidumbre y alto riesgo.
Superar las barreras que imponen sobre las decisiones gerenciales el predominio de supuestos tales como “esto es lo que va a pasar” o algo tan riesgoso como lo anterior: “esto es imposible que pase”.
El proceso de formulación de escenarios siempre se cumple dentro de un marco de amplia consulta y participación de los involucrados, por lo que la discusión conjunta de análisis y síntesis que caracteriza este proceso tiende a desarrollar cohesión de grupo entre los ejecutivos de la organización en su interpretación del mismo y en cuanto a las estrategias de respuesta que se desprenden de cada escenario.
El Taller de Formulación de Escenarios
Los escenarios se formulan a través de un amplio proceso de consulta, generalmente en grupo (“taller”) o individual.
Los talleres o consultas conducentes a la formulación de escenarios se cumplen, típicamente, en cuatro etapas:
§ En una Primera Etapa, y bajo la orientación de un facilitador experto, los ejecutivos de la empresa identifican y ordenan los factores del entorno de la organización en una matriz que los ubica según su nivel de impacto y de incertidumbre.
§ En una Segunda Etapa, los participantes formulan los escenarios con base en los factores que resultaron ser los de más alta incertidumbre y alto impacto, llamándose estos factores los “indeterminados”; lo cual equivale a decir “impredecibles” o que no se conoce cómo se van a comportar en el período de tiempo futuro para el cual se formulan los escenarios. Por ejemplo, los precios del petróleo generalmente pueden oscilar entre valores muy altos y muy bajos en muy poco tiempo. Si esa fuese la única fuente de incertidumbre, se podrían formular dos escenarios: “Petróleo Alto” y “Petróleo Bajo” o, para denominarlos de manera más descriptiva, podrían denominarse “Bonanza” y “Estrechez”. Por otra parte, los factores que tienen alto impacto pero baja incertidumbre se denominan “predeterminados” e intervienen en la formulación de todos los escenarios con el mismo valor. Por ejemplo, eso sucede con factores como la presión social producto de la alta proporción de pobres que existe en los países latinoamericanos.
Cada escenario es descrito a través de lo que se denomina un “guión”, el cual lleva a formular estrategias de respuesta a cada escenario por parte de la organización que los formula. Dichas estrategias pueden clarificarse en estrategias “duras”, esto es, aquellas aplicables a cualquiera de los escenarios, y estrategias “blandas”, aplicables sólo a algunos escenarios.
§ En la Tercera Etapa se validan los escenarios diseñados y las estrategias mediante presentaciones a la Junta Directiva, Asesores y Ejecutivos de la organización.
En esta fase final de consulta, se analizan los escenarios formulados en los siguientes aspectos:
§ Credibilidad o convencimiento de los altos ejecutivos de que uno o más escenarios representan un futuro posible para ellos. De lo contrario, si dichos ejecutivos no creen en ninguno de dichos escenarios, se corre el riesgo de que sean ignorados. Los ajustes a los escenarios originales se realizan generalmente respondiendo a la preguntas que presentan dichos altos ejecutivos y que usualmente vienen formuladas bajo el conocido “what if?” o “¿qué pasa si…?”
§ Impactos de los escenarios sobre el reto, decisión a tomar o problemas a resolver por parte de la organización. Esto equivale a definir las Oportunidades y Amenazas de los escenarios sobre los intereses de la organización.
§ Estrategias a seguir en cada escenario: comunes y específicas a cada escenario.
§ Se escogen las variables o “indicadores del camino” de cada escenario. El seguimiento a estas posibles variables permite identificar hacia qué escenario marcha el entorno y la organización, y las implicaciones que esto tiene sobre sus decisiones y estrategias.
Pruébelos, formule sus propios escenarios corporativos y verá como todo su equipo gerencial responde más rápida y eficientemente ante las oportunidades y amenazas del entorno, es más, aprenden a preverlas y a evitar conflictos sobre la interpretación de lo que está pasando a su alrededor.
ANALISIS DE LOS PARTICIPANTES:
según el articulo anterior, a la hora de tomar una decisión es muy importante visualizar los posibles escenarios a la hora de tomar una decisión, ya que siempre existe un grado de incertidumbre por que no se maneja la información completa.
unos de los métodos que se aplica con el mismo objetivo son el juego de roles y la consulta a expertos, destacándose dentro de esta última técnica la modalidad conocida como método Delphi.
Los posibles escenarios siempre son mas de uno, bajo que no se puede predecir el futuro con tanta incertidumbre.
Entre los beneficios que proporciona la formulación de escenarios, se destacan:
La elaboración de respuestas corporativas asertivas y coherentes ante las incertidumbres que presenta el entorno. Esto logra evitar la paralización de las decisiones gerenciales que tiende a producirse bajo climas de incertidumbre y alto riesgo.
El proceso de formulación de escenarios siempre se realiza dentro de un marco de amplia consulta y participación de los involucrados, por lo que la discusión conjunta de análisis y síntesis que caracteriza este proceso tiende a desarrollar cohesión de grupo entre los ejecutivos de la organización en su interpretación del mismo y en cuanto a las estrategias de respuesta que se desprenden de cada escenario.
Conclusión
En virtud de lo antes expuesto se puede afirmar que la planificación como herramienta de tomas de decisiones es muy importante ya que reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito, Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas, reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades y las decisiones se basa en hechos y no en emociones.
Con referente al método Delphi, este método es apropiado para el estudio de temas en los cuales la información, tanto del pasado como del futuro no se encuentra disponible en forma sistemática y refinada; cuando esto ocurre, el método Delphi permite obtener dicha información y hacer uso de ella en forma más rápida y eficiente que los métodos tradicionales.
Y para finalizar la responsabilidad es fundamental a la hora de tomar cualquier decisión. Las personas responsables tienen confianza en sí mismas, defienden sus opiniones, aceptan sus limitaciones, atienden positivamente las críticas y son capaces de aceptar las consecuencias de sus actos.
Bibliografía:
Elementos de Administración
Harold Koontz – Heinz Weihrich
5ta Edición.
http://www.geocities.com.
http://www.revistaespacios.com/a91v12n03/91120320.html
http://www.degerencia.com
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